上司からのメールに返信する作法!了解はどう書く?書き出しは?

上司 メール

会社に勤めていると、メールでのやりとりをする機会も多いと思います。

当然上司のメールへは早急にきちんと返信しなければいけません。

でも直に会うときちんと対処できるのに、メールだとどうしても返信に困ってしまうといった悩みありませんか?

今回はそんな困ったときの保存版として、日頃何気なく使っている言葉を上司へメールで返す際の注意点について改めて振り返ってみましょう。

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上司からのメールに返信するとき「了解しました」はどう書くの?

上司とのメールのやりとりで多いのは、やはり何かの指示を受けるときだと思います。

その指示内容を引き受ける際に使うフレーズって、一見簡単そうに思えますが意外と難しいところでもあります。

顔を合わせて指示される際も「分かりました」や「了解しました」などといった言葉で、何の違和感もなしに返答していませんか?

メールで返すときもこの言葉を使っている方、ちょっと待って!

実はこれら、ビジネスシーンで上司に対して使うには適さないんです!

つい使ってしまいがちな「了解しました」ですが、これは目上の方が目下の部下などに使う際の丁寧語なので、上司に使うと大変失礼にあたります。

目下の人が上司に使ってしまうと、いわゆる“上から目線”的な言葉になってしまいますので、直接の会話でもメールでも避けるようにしましょう!

また「分かりました」は厳密に言うと間違いではないのですが、上司に使う言葉としては何だか心許ない印象があります。

そこで上司のメールへの返信で使うのに適している言葉はこちらの2つ!

「かしこまりました」と「承知しました」です。

「承知しました」は「分かりました」の敬語にあたり、承るという意味合いの謙譲語も含まれていますので、上司に対して使う際に最も適している言葉とされています。

また「承知致しました」という表現にすれば、より丁寧な言い方となりますね。

「かしこまりました」も、もちろん正しい敬語で同じく自分をへりくだった言い回しにしたいときの謙譲語でもあります。

文字通り、かしこまった言い方であると覚えておいたら便利ですよ!

「承知致しました」よりさらに敬意を表したいときには、こちらを使うといいかもしれません。

上司からのメールに返信する時の書き出しは「お疲れ様です」でいいの?

次に見ていきたいのが、仕事以外の場面でも日常的に使われている「お疲れ様です」というワード。

最近では挨拶代わりに使ったりもしますが、これって上司へメールを出す際の書き出しにも使って大丈夫なのでしょうか?

「お疲れ様」という言葉は、もともとその字のごとく疲れている人に対する労いの言葉です。

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この言葉を掛けられて不快に感じる人はあまりいないと思いますが、中には「お前は上司を労うことができるほどの人間なのか?」と悪い印象を持たれることもあるよう…

したがって「お疲れ様です」は間違いではありませんが、できるなら避けた方が無難と言えるかもしれません。

また同じ目上の方でも、社外の方や取引先の先方へのメールなどで「お疲れ様です」というフレーズは不自然となりますので、使わないようにしましょう!

私は比較的仲が良くプライベートでも親交のある上司に対するときなど、あまりかしこまり過ぎるのも変だなと感じる場合には「お疲れ様です」という書き出しも使っています。

ではどういった書き出しが一番いいのかということですが、「お世話になっております」と最初に付け加えれば違和感のない書き出しになります。

またメールで上司に労わりの心も伝えたい時は、「ご多用のところ恐れ入ります」や「お忙しいところ失礼します」などを使いましょう。

ただしメールの書き出しで注意しなければいけないことが一つあります。

それは「お疲れ様です」とよく似ている「ご苦労様です」というワードです。

「ご苦労様」とは目上の方が目下の人に対して用いる表現ですので、部下が上司に使うと失礼にあたります。

上司や目上の方に対しては絶対に使わないようにしましょう!

上司からのメールに返信不要と書かれていたけど、本当に返さなくていい?

上司や目上の方からのメールで、「返信不要」という文字を目にしたことありませんか?

文字通り「返信はいりませんよ!」という意味なのですが、まず頭に入れておいて欲しいのが“返信不要=返信してはいけない”ではないということ!

上司からの返信不要という言葉は返信して欲しくないという否定的な意味ではなく、そのほとんどが「わざわざ返信しなくても大丈夫だよ」という心遣いによるものです。

返さなくても問題ない場合もありますが、心遣いにはやっぱり心で返すのがデキる社会人のたしなみ。

「確認致しました」など一言でもいいので返信したり、内容によっては「ありがとうございます」と感謝の意を伝える言葉を送りましょう。

常識ある社会人ならば、一言返信したからといって「返信しなくていいとわざわざ言ってやったのに!」と怒りを露わにする上司はいないはずですので、安心して下さいね。

ただ「返信不要と書かれてあったので…」と本当に返信しなかった場合、「上司へのメールには一応返信するのが礼儀だ!」と思っている方もいますので注意は必要です…

まとめ

実は結構悩んでしまう上司のメールへの返信。

言葉と違って形としてずっと残ってしまうメールには注意が必要です!

社会人として、きちんとしたメールのマナーも身に付けておきましょう。

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